業務標準化完了プロンプト

생각많은밤 2025년 06월 06일

職場で「なぜ人によって仕事が違うのですか？同じ仕事なのに、Aチームメンバーはこう、Bチームメンバーはああ......成果物の品質もバラバラだし、引継ぎも複雑だし......」という質問を受けたことはありませんか？

私が経験したある会社は本当に深刻でした。顧客への対応方法から報告書の作成方法まで全てが個人のスタイルに合わせていたので、品質のばらつきが激しかったのです。しかし、体系的な標準化作業を行った後は、全く違う組織に生まれ変わりました。

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== ステップ1: 現状診断 ==

業務領域：[対象業務分野を入力］

参加人数：[関連する従業員数］

現在の問題点：

- 品質偏差：[具体的な事例］

- 効率性：[時間/コストの損失][具体的な事例

- コミュニケーション：[情報共有の問題］

== 2段階: 標準プロセスの定義 ==

コア業務ステップ

Step 1: [開始段階］

Step 2: [進行段階］

Step 3: [完了段階］

品質基準の設定

- 必須チェックポイント: [検証項目］

- 完成度基準：[定量的指標］

- 例外状況処理: [対応策］

== ステップ3：ツールとテンプレート ==

標準フォーム：[使用する書式] ▲ チェックリスト: [確認項目

チェックリスト: [確認項目] ▲ ガイドライン: [チェックリスト

ガイドライン：[詳細指針書] ▲ガイドライン

上記の構造で、[業務名]の標準化案を実務スタッフがすぐに適用できるように具体的に提示してください。

このプロンプトで標準化を進めた結果、業務処理時間が平均25%短縮され、品質のばらつきは80%以上減少しました。特に、新入社員が業務に適応する時間も半分になり、チーム全体の生産性が大幅に向上しました。

業務標準化は、単にルールを作るだけでなく、組織の集団知性を体系化するプロセスです。あなたのチームでも「なぜ毎回違うのか」という業務があれば、このようなアプローチで一度整理してみてはいかがでしょうか。

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